Le ha pasado que con todo lo que toca hacer en su negocio; su equipo de trabajo pareciera que no hacen nada si usted no se los dice? o ¿no le ha pasado que a veces todos sus empleados se enfocan en algo y al hacerlo, dejan desatendido otras cosas (habitualmente la atención o búsqueda de nuevos clientes? ¿sabía que esta es una de las principales razones por las cuáles las pequeñas empresas y emprendimientos fracasan en Colombia? Esto mi estimado empresario, se debe a una clara falta de organización al interior de su empresa; y acá le cuento cómo puede solucionarlo.
En los años que llevo como empleado y emprendedor me he topado con infinidad de situaciones que me han permitido entender temas vitales en la administración de empresas (pequeñas y grandes). Por este motivo, por medio de esta publicación quiero abordar uno los temas que; es una de las principales causas de muerte de una empresa y por ende debe ser un punto claro en la dirección de cualquier empresario y emprendedor: identificar necesidades y asignar responsabilidades.
Al principio: identificar necesidades y asignar responsabilidades puede parecer un tema obvio; sin embargo, la realidad es que la mayoría de los pequeños empresarios no se toman el tiempo para definir qué debe hacer cada uno de sus socios y colaboradores de manera clara, que permita numéricamente evidenciar y comparar resultados. En uno de mis primeros emprendimientos, tuve la oportunidad de encontrar un equipo de trabajo con muy buenas capacidades técnicas; sin embargo, debido a que debía estar al frente de muchos temas al tiempo, nunca me tomé el tiempo de definir roles y responsabilidades. Más importante aún, no me di cuenta lo importante que era delimitar los alcances de cada uno de los miembros del equipo y establecer una forma única para tomar decisiones. En conclusión; había fracasado en eso de organizar mi chuzo. El resultado fue obvio: En el 2016; aunque teníamos un negocio rentable (en la ciudad de Cali), todos hacíamos de todo y nadie se responsabilizaba de nada; dinámica que llevó a que este negocio fracasara.
Lo más grave del asunto era que teníamos buenas ventas, pero la forma de funcionar era tan desgastante que no había cómo responder ágilmente a los requerimientos del mercado y al final, esto implicaba tanto trabajo; que decidimos liquidar la empresa. Por esto, a continuación presento 5 reglas que considero se debe tomar en cuenta en estos casos:
- Lo primero siempre es tener claro el objetivo. Todo proyecto en la vida funciona cuando uno sabe hacia dónde se quiere ir; esta es la esencia de la planeación estratégica!. La forma express de hacerlo es: siéntese a pensar máximo 3 metas claras de lo que quiere hacer con su empresa (con números concisos); pida retroalimentación de estos a su equipo y con esta información, robustezcalas (así hace que su equipo de trabajo se apropie “emocionalmente” de las metas y por ende se sientan más comprometidos en trabajar por su cumplimiento).
Los dos puntos que vienen a continuación deben hacerse en simultánea:
- identifique las habilidades que su equipo de trabajo tiene. Esto implica entender las fortalezas de sus colaboradores y de acuerdo a esto, responsabilice la ejecución de las actividades requeridas en cada meta, de acuerdo a cada perfil. Ej: si una de las actividades definidas es buscar nuevos clientes en bases de datos, internet o directorio y contactarlos; pues esta actividad que implica una interacción con otros seres humanos debería entregárselo a alguien que sea bueno hablando con otras personas (una persona extrovertida).
- Con las metas definidas, identifique las actividades que son necesarias para alcanzarlas. Ejemplo: si una de sus metas es incrementar ventas en este año en un 5% más que el anterior; hay dos frentes que debería gestionar:
- Conseguir nuevos clientes
- Vender igual o más a clientes anteriores
Pregúntese entonces ¿qué actividades puntuales necesita para cumplir ambos frentes?. Enliste las actividades y agrúpelas de acuerdo a la similitud y dependencia una de otras. Entregue esta lista de actividades claras a los miembros del equipo, con fechas periódicas de medición y seguimiento. Ojo: no entregue las actividades
- Todo lo anterior debe dejarlo por escrito y sobre esto, hacer el debido seguimiento (al menos una vez al mes).
Denle una revisada a cada uno de los pasos y me cuentan cómo les va implementándolo en sus empresas. En caso de que le interese recibir un acompañamiento personalizado para organizar su negocio y desarrollar estrategias que le ayuden a incrementar ventas, puede escribirme a mi correo comercial@concretarasesores.com, a mi whatsapp 3212547157 o puede dejar un mensaje en mi página web: www.concretarasesores.com.
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